Le rapport 2023 du Service d’Évaluation et de Contrôle Médicaux (SECM) de l’Inami révèle des dysfonctionnements dans les logiciels de gestion des dossiers médicaux informatisés (DMI). Au cours d’une mission nationale, plusieurs anomalies ont été identifiées, mettant en lumière des erreurs de facturation et des obstacles dans la transmission des données médicales.

L’un des problèmes les plus préoccupants concerne le couplage automatique de différentes actions dans les dossiers médicaux. Ce couplage peut entraîner des facturations incorrectes aux assurances de soins de santé. Par exemple, il arrive que des prestations effectuées en journée soient facturées avec un supplément de nuit si le dossier est mis à jour entre 21 heures et 8 heures. De plus, la simple action d’ouvrir un dossier lors d’un appel téléphonique est parfois automatiquement traduite en code de consultation, générant ainsi des coûts injustifiés. Ou encore enregistrer le premier contact de l’assuré avec la gestion du dossier médical global, même si le patient ne le souhaite pas.

Transfert de données et communication incomplète

Les logiciels en question présentent également des limitations en matière de transmission des données. Ils ne permettent pas de transmettre automatiquement les données complètes relatives aux prestations effectuées par les assistants sous la supervision de leur
maître de stage. Les 2 numéros INAMI en parallèle (maître de stage et assistant en formation) ne sont pas communiqués systématiquement alors que les champs sont prévus dans le lay-out Soins de santé et par NewAttest . Le transfert des données encodées dans les dossiers médicaux n’est, quant à lui, pas possible.

Actions du SECM pour remédier aux problèmes

Face à ces problèmes, le SECM a pris contact avec les représentants des logiciels concernés. Ils ont été informés des problèmes et invités à cesser le couplage systématique des actions et des heures dans les dossiers lors de la facturation. Un courrier a également été adressé aux représentants de tous les logiciels homologués, leur demandant de simplifier la configuration parallèle des paramètres des maîtres de stage et de leurs assistants. Cette procédure, actuellement trop complexe, freine tant les superviseurs que les candidats dans leur démarche.

En outre, le SECM a envoyé une circulaire aux organismes assureurs, détaillant les cas de double facturation détectés. Les assureurs ont été priés de régulariser ces prestations et de renforcer leurs contrôles primaires pour éviter de telles erreurs à l'avenir.

Propositions pour améliorer la situation

Pour prévenir ces dysfonctionnements à l’avenir, le SECM propose plusieurs mesures. Tout d’abord, une révision des critères d’homologation des logiciels est suggérée afin de garantir qu'ils répondent aux exigences actuelles en matière de gestion et de facturation. Le SECM recommande également d’assurer un lien systématique entre les données de lecture de la carte d'identité électronique (eID) lors de chaque prestation et les données de facturation. Cette mesure permettrait de vérifier automatiquement les informations et de réduire les erreurs.

Le contrôle primaire des organismes assureurs devrait inclure une vérification systématique du remboursement en cas de double facturation. Enfin, le SECM préconise la mise au point d’indicateurs spécifiques à la médecine générale. Le dépassement de ces indicateurs dans les données de facturation pourrait déclencher des actions de contrôle.

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